3 herramientas (digitales) para mejorar la comunicación interna en tu negocio

Conseguir una buena comunicación interna entre un grupo de personas que trabajan juntas sigue siendo un reto: a menudo se pierde información por el camino, o hay malentendidos, olvidos, errores…

Las herramientas digitales quizás no sean la respuesta para todo, ya que el elemento humano es muy importante para configurarlas de manera eficiente, pero sí pueden darnos un buen punto de apoyo para mejorar la comunicación interna de un negocio y avanzar en su digitalización.

Vamos a presentarte 3 herramientas digitales de fácil acceso y con una versión de uso gratuito que pueden ayudarte a superar dificultades en la comunicación interna, como punto de partida para que investigues, descargues y uses varias hasta encontrar la que más responda a tus necesidades.

1. Cómo compartir documentos e información

Para que todas las personas que trabajan en el negocio tengan la misma información y archivos como logos, fotos, vacaciones o días libre… la suite de Google (es decir, el conjunto de aplicaciones de Google) es una buena opción, por varias razones:

• Se puede usar tanto en dispositivos móviles como en ordenadores, y las cuentas se sincronizan automáticamente.
• Con un correo como usuario/a se puede vincular la información de las diferentes utilidades:
  • Si se utiliza el gestor de task (tareas) aparecen en calendar.
  • Los archivos guardados en Drive se puede enviar por correo o compartir en todas las utilidades.
  • Se puede hacer comentarios en documentos de todo tipo y mencionar a otros/as usuarios/as, para compartir información.
• Permite abrir y editar on line los archivos de Microsoft.
• En Drive se puede ordenar la documentación por carpetas.

¿Qué ventajas ofrece la suite de Google?

• Todas las personas que forman parte del equipo pueden compartir todos los archivos e información, el calendario, las notas…
• También se pueden compartir con usuarios/as externos/as.
• Siempre está disponible la última versión de los archivos.
• Se puede ordenar por proyectos, ideas, etc.

2. Cómo hacer seguimiento de tareas

Aunque las Task (tareas) de Google vinculadas al calendario pueden resolver muchas situaciones a la hora de hacer un seguimiento de las tareas del equipo, hay otras herramientas como Asana y Trello que van un poco más allá y que te ofrecen más posibilidades para asegurarte de que cada persona cumple con el trabajo asignado en plazo.

Asana y Trello

Estas herramientas:

• Pueden usarse en dispositivos móviles y en ordenador.
• Permiten que varios usuarios/as forman parte del equipo.
• Se asignan tareas y plazos por proyectos.
• Hay espacio para comentar y mantener conversaciones por tareas, es decir, una persona del equipo puede comentar y aportar documentos a una tarea concreta.
• Hay diferentes visualizaciones de las herramientas.
• Los miembros del equipo pueden cerrar las tareas y se responsabilizan de su ejecución.

3. Cómo gestionar redes sociales de manera conjunta

La gestión de las redes sociales puede ser una tarea muy dura: requiere mucho tiempo para planificar, escribir los copy, hacer las fotografías y retocarlas, grabar vídeos y editarlos, analizar las estadísticas…

Aunque las publicaciones ya se pueden programar en las plataformas propias de Facebook, Instagram y Twitter, hay otras herramientas específicas para programar que facilitan mucho la gestión de las redes sociales: Hootsuite, Buffer, Metricool…

¿Cómo mejoran la comunicación interna estas herramientas?

• Diferentes personas pueden revisar y conocer la planificación de los diferentes canales en redes sociales.
• Permiten programar la misma publicación en varias redes sociales.
• Las versiones premium ofrecen analíticas, seguimiento de hashtags, comparación con cuentas similares…
• Hay buscadores para detectar si se ha publicado un contenido con anterioridad.
• Las visualizaciones por días, semanas y meses (a demanda) facilitan a las personas usuarias tener una visión del período deseado.

En todos los casos hay varias cuestiones muy importantes:

• Todo el equipo debe conocer las aplicaciones y plataformas que se utilizan.
• Hay que programar sesiones formativas para que el equipo conozca estas aplicaciones y pueda sacarles el mayor partido posible.

Como se ha indicado al principio, este artículo aporta algunas sugerencias de plataformas que pueden ser el primer contacto con la digitalización de un negocio. Aunque con esta primera toma de contacto ya es posible mejorar la comunicación interna de la empresa es recomendable seguir investigando para encontrar la solución más adecuada para cada negocio.

Consejo bonus track: las plataformas sugeridas ofrecen períodos de prueba gratuitas de las versiones premium.